各市（地）、縣人社局、檔案局、醫(yī)療工傷生育保險經(jīng)辦機構(gòu)，省農(nóng)墾總局人社局、社保局，省森工總局勞動和社會保障局，礦業(yè)集團社保局，哈鐵路局醫(yī)保中心，大慶石油管理局社保中心：

為了加強和規(guī)范我省基本醫(yī)療、工傷、生育保險業(yè)務(wù)檔案（以下簡稱“三險”業(yè)務(wù)檔案）真實、安全和完整，充分發(fā)揮“三險”業(yè)務(wù)檔案在服務(wù)民眾、保障民生等方面的重要作用，按照《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》（人力資源和社會保障部和國家檔案局令第3號）文件要求，制定《黑龍江省基本醫(yī)療工傷生育保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法》，現(xiàn)印發(fā)給你們，請認(rèn)真組織落實。

????二〇一二年四月十一日

????黑龍江省基本醫(yī)療、工傷、生育保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法

第一條 為了加強和規(guī)范我省基本醫(yī)療保險、工傷保險、生育保險（以下簡稱“三險”）業(yè)務(wù)檔案管理，維護“三險”業(yè)務(wù)檔案真實、安全和完整，充分發(fā)揮檔案在服務(wù)民眾、保障民生等方面重要的基礎(chǔ)性作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和人社部、國家檔案局《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》要求，結(jié)合“三險”經(jīng)辦工作實際，制定本辦法。

第二條 各市地人力資源社會保障行政部門負(fù)責(zé)社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。

社會保險經(jīng)辦機構(gòu)負(fù)責(zé)社會保險業(yè)務(wù)檔案的管理工作，并接受檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

社會保險業(yè)務(wù)檔案由縣級以上社會保險經(jīng)辦機構(gòu)集中保存。

第三條 本辦法所稱的“三險”業(yè)務(wù)檔案，是指本省各級社會醫(yī)療、工傷、生育保險經(jīng)辦機構(gòu)在辦理“三險”業(yè)務(wù)過程中直接形成并辦理完畢的，具有保存和利用價值的以紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤和其他介質(zhì)形式存在的歷史記錄。

第四條 本辦法所稱社會醫(yī)療、工傷、生育保險經(jīng)辦機構(gòu)，包括：省、市（地）縣、行業(yè)等社會醫(yī)療、工傷、生育保險經(jīng)辦機構(gòu)。

第五條 “三險”業(yè)務(wù)檔案記錄著參保單位和個人履行的保險義務(wù)和享受的保險權(quán)益，反映著“三險”基金收支和經(jīng)辦管理運行過程，是國家民生檔案的重要組成部分。“三險”保險檔案管理是社會醫(yī)療、工傷、生育保險經(jīng)辦機構(gòu)最重要的一項基礎(chǔ)工作。

第六條 業(yè)務(wù)檔案管理堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、集中保存的原則。省級經(jīng)辦機構(gòu)負(fù)責(zé)全省業(yè)務(wù)檔案管理工作的組織、指導(dǎo)、統(tǒng)計、培訓(xùn)和考評工作；市（地）、行業(yè)經(jīng)辦機構(gòu)負(fù)責(zé)本單位業(yè)務(wù)文件材料的立卷歸檔，管理本單位室藏檔案，指導(dǎo)區(qū)、縣經(jīng)辦機構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案工作。

第七條 各級“三險”經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)建立檔案工作責(zé)任制，指定專（兼）職檔案人員負(fù)責(zé)“三險”業(yè)務(wù)文件材料的收集、整理、立卷、保管、統(tǒng)計、利用、鑒定和銷毀，維護檔案實體和數(shù)據(jù)的完整與安全。

第八條 按照“三險”經(jīng)辦工作流程和崗位操作規(guī)程，業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍包括業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中填報、打印的業(yè)務(wù)報表和通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)碾娮游募枇舸娴闹匾獙徍藨{證，統(tǒng)計報表，稽核監(jiān)督文件，以及經(jīng)辦機構(gòu)與相關(guān)服務(wù)機構(gòu)簽訂的協(xié)議等。

第九條 業(yè)務(wù)檔案類別劃分應(yīng)清晰。各類“三險”業(yè)務(wù)檔案根據(jù)文件材料的從屬關(guān)系分設(shè)不同案卷。

第十條 按照國家對業(yè)務(wù)檔案的管理要求，根據(jù)保存利用價值，“三險”業(yè)務(wù)檔案保管期限分為永久和定期兩類。定期分為100年、50年、30年、10年。業(yè)務(wù)檔案保管期限自形成之日的次年1月1日開始計算。 “三險”業(yè)務(wù)檔案文件材料歸檔范圍和保管期限，參照人力資源和社會保障部和國家檔案局令第3號《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》中的《社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》執(zhí)行。

第十一條 業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔操作流程和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：

（一）業(yè)務(wù)檔案一般按年、月整理組卷。不同險種、不同保管期限、不同年度的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)單獨組卷，不得混合整理組卷。

（二）各經(jīng)辦機構(gòu)檔案管理人員，應(yīng)按業(yè)務(wù)辦理時間順序及時對當(dāng)月業(yè)務(wù)歸檔材料以件為單位進行分類、整理。業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作中，單筆業(yè)務(wù)的申請材料及其相關(guān)處理的資料為一件。

（三）業(yè)務(wù)檔案附有金屬物的應(yīng)予剔除（如回形針，大頭針等）；對頁面破損、斷裂處應(yīng)修補；小于、大于 A4紙面的材料，以A4紙大小為標(biāo)準(zhǔn)進行裱貼、折疊；對易退變的材料（如傳真件等）應(yīng)進行復(fù)制，修裱應(yīng)嚴(yán)格遵守《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》DA/T 25-2000國家標(biāo)準(zhǔn)。

（四）件內(nèi)材料的排列按照由主到次的原則，即經(jīng)辦機構(gòu)的材料在前，參保單位、參保人員及其他單位提供的材料在后，審核結(jié)果在前、審核依據(jù)在后，重要憑證在前、次要憑證在后；同等價值材料按形成時間順序的原則排序。

（五）歸檔材料應(yīng)按件裝訂，裝訂前將“件”內(nèi)的各頁以左下側(cè)對齊，使用不銹鋼夾左側(cè)裝訂。

（六）會計憑證、報表應(yīng)符合《會計檔案管理辦法》、《會計檔案卷格式》（DA/T 39-2008）的規(guī)定裝訂。

（七）歸檔材料應(yīng)在每個案件首頁右上角加蓋歸檔章。編號按照業(yè)務(wù)辦結(jié)時間順序排列（編號方法見附件1）。

（八）歸檔完畢的文件應(yīng)填寫《備考表》（附件2）。《歸檔文件目錄》（附件3）一式兩份，“三險”業(yè)務(wù)檔案的題名應(yīng)能精準(zhǔn)、簡潔概括出材料內(nèi)容，并使用規(guī)范化簡稱，歸檔文件需要情況說明的，應(yīng)簡要填寫備注。《歸檔文件目錄》用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，一份置于卷盒內(nèi)文件之前，另一份裝訂成冊并編制封面。《備考表》應(yīng)項目齊全、填寫完整、字跡清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確，置于卷盒內(nèi)文件之后。

（九）卷盒封皮應(yīng)逐項填寫清楚，字跡工整、印章清晰，檔號編制準(zhǔn)確。

（十）編制歸檔文件目錄，并利用檔案管理系統(tǒng)建立歸檔文件機讀目錄。

第十二條 各級經(jīng)辦機構(gòu)的專（兼）職檔案管理人員每月定期接收本單位各部門形成的業(yè)務(wù)檔案。移交部門檔案管理人員編制《檔案移交單》（附件4），接收部門檔案管理人員按交接單逐卷嚴(yán)格審核案卷質(zhì)量和目錄數(shù)據(jù)，確保檔案真實、完整、賬物相符。經(jīng)專（兼）職檔案管理人員驗收合格的，雙方檔案管理人員辦理移交手續(xù)，雙方負(fù)責(zé)人復(fù)核監(jiān)交，分別簽字或蓋章后，進入檔案室集中管理。《檔案移交單》由檔案管理部門永久保存。

第十三條 集中管理的業(yè)務(wù)檔案，按全宗、保管期限、檔案類別和歸檔日期排序，按照由左向右、自上而下的順序上密集架或五節(jié)柜定位保存。密集架或五節(jié)柜上標(biāo)明案卷所屬全宗號、保管期限、檔案類別、歸檔年度、案卷起止號等。

第十四條 借閱檔案須辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借閱單（附件5）。歸還時雙方清點、核對檔案內(nèi)容和頁數(shù)，確保檔案齊全、完好，并做好利用效果統(tǒng)計。借閱檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進行，因特殊情況需要將檔案借出時，須經(jīng)保管單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借出時間不超過兩星期。應(yīng)愛護檔案資料，嚴(yán)禁在檔案上打點、劃線、折角、做記號以及涂改、撕、拆檔案。未經(jīng)保管單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得擅自公布檔案內(nèi)容。需要復(fù)印的檔案須由領(lǐng)導(dǎo)批示并填寫檔案復(fù)印單（附件6），外單位復(fù)印“三險”業(yè)務(wù)檔案須持有單位介紹信。

第十五條 “三險”經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)當(dāng)對已到期的社會保險業(yè)務(wù)檔案進行鑒定。 鑒定工作應(yīng)當(dāng)由“三險”經(jīng)辦機構(gòu)相關(guān)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員，以及人力資源社會保障行政部門有關(guān)人員組成鑒定小組負(fù)責(zé)鑒定并提出處理意見。

鑒定中如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案保管期限劃分過短，有必要繼續(xù)保存的，應(yīng)當(dāng)重新確定保管期限。

第十六條 “三險”經(jīng)辦機構(gòu)對經(jīng)過鑒定可以銷毀的檔案，編制銷毀清冊，經(jīng)“三險”經(jīng)辦機構(gòu)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，報同級人力資源社會保障行政部門備案銷毀。 未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。

第十七條 對超過保管期限的業(yè)務(wù)檔案，保管部門向檔案鑒定工作小組提交鑒定申請，鑒定后提出存毀意見。確實失去查考價值的，填寫《檔案銷毀清冊》（附件7），經(jīng)檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，報同級人力資源社會保障行政部門備案，由指定銷毀人、監(jiān)銷人負(fù)責(zé)銷毀，銷毀清冊永久保管。嚴(yán)禁其他任何單位、部門和個人擅自轉(zhuǎn)讓、出賣和銷毀檔案。

第十八條 各類“三險”保險業(yè)務(wù)檔案中涉及會計、電子文檔等檔案材料，國家有特別規(guī)定的，從其規(guī)定。

第十九條 檔案庫房管理應(yīng)嚴(yán)格按照“以防為主，防治結(jié)合”原則，健全必要的防護設(shè)備和措施，做好防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防霉變、防塵、防高溫工作。

第二十條 各級經(jīng)辦機構(gòu)的檔案管理人員應(yīng)高度重視檔案數(shù)據(jù)安全，定期做好檔案數(shù)據(jù)的異機和脫機備份。

第二十一條 當(dāng)經(jīng)辦業(yè)務(wù)發(fā)生變化或上級有關(guān)部門提出新的要求時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時提出意見，配合檔案管理部門根據(jù)實際情況調(diào)整完善本辦法。

第二十二條 “三險”經(jīng)辦機構(gòu)有下列行為之一的，限期改正，并對直接負(fù)責(zé)的工作人員、主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分；給參保單位或者個人造成損失的，依法承擔(dān)賠償責(zé)任：

（一） 不按規(guī)定歸檔或者不按規(guī)定移交檔案的；

（二） 偽造、篡改、隱匿檔案或者擅自銷毀檔案的；

（三） 玩忽職守，造成檔案遺失、毀損的；

（四） 違規(guī)提供、抄錄檔案，泄漏用人單位或者個人信息的；

（五）違反社會保險業(yè)務(wù)檔案和國家檔案法律、法規(guī)的其他行為。

第二十三條 本辦法由黑龍江省人力資源和社會保障廳負(fù)責(zé)解釋。

第二十四條 本辦法自2012年5月1日起實施。